Biometria w systemach RCP - innowacja czy pułapka?

Coraz więcej firm rozważa wykorzystanie biometrii - np. skanowania twarzy - w systemach Rejestracji Czasu Pracy (RCP). To technologia, która z jednej strony daje ogromne możliwości i prestiż, ale z drugiej – niesie ze sobą szereg wyzwań, zarówno prawnych, jak i praktycznych. Warto je poznać, zanim podejmie się decyzję o wdrożeniu.

Biometria a przepisy prawa

Dane biometryczne to dane szczególnej kategorii w rozumieniu RODO. Ich przetwarzanie wymaga szczególnej podstawy prawnej i zgody pracownika.

• W przypadku Kontroli Dostępu (np. wejścia do strefy chronionej) przepisy dopuszczają takie rozwiązania.
• Jednak przy Rejestracji Czasu Pracy sprawa jest bardziej złożona - tu obowiązuje art. 22.1b Kodeksu Pracy, który precyzuje warunki i ograniczenia przetwarzania danych biometrycznych.

Oznacza to, że każda organizacja musi brać pod uwagę nie tylko technologię, ale i prawo pracy.

Zgoda pracowników – teoria a praktyka

Nawet najlepszy system nie zadziała, jeśli pracownicy nie wyrażą zgody na przetwarzanie swoich danych biometrycznych. A co, jeśli 95%zespołu się zgodzi, a 5% nie? Firma musi wtedy zapewnić alternatywną metodę rejestracji czasu. To dodatkowe koszty i złożoność systemu, o których warto pamiętać.

Biometria w codziennym środowisku pracy

Biometria brzmi świetnie w teorii, ale w praktyce zakładów przemysłowych napotyka na liczne bariery. W halach produkcyjnych czy magazynach pracownicy często muszą korzystać ze środków ochrony osobistej, które utrudniają poprawną identyfikację.

• w przemyśle spożywczym i farmaceutycznym obowiązkowe są maski, czepki, rękawiczki jednorazowe oraz odzież ochronna, które zasłaniają część twarzy lub     utrudniają obsługę urządzeń biometrycznych,
• w przemyśle ciężkim pracownicy noszą kaski, gogle, przyłbice spawalnicze czy rękawice ochronne, co dodatkowo ogranicza skuteczność skanowania twarzy     czy linii papilarnych,
• w branży chemicznej problemem mogą być wilgotne, zaparowane lub zapylone pomieszczenia, w których kamery i skanery szybko tracą sprawność,
• w motoryzacji i na liniach montażowych dłonie często są zabrudzone smarami, olejem czy pyłem, co praktycznie uniemożliwia użycie czytników linii papilarnych.

Dodatkowo dochodzą kwestie techniczne:

• zabrudzone lub uszkodzone kamery znacznie obniżają skuteczność systemu,
• czas weryfikacji - średnio 2–3 sekundy - w zakładach zatrudniających setki osób na zmianę może powodować kolejki przy bramkach.

To tylko wybrane przykłady, ale dobrze pokazują, że każda branża ma swoją specyfikę i potencjalne ograniczenia biometrii. Dlatego przy planowaniu wdrożenia trzeba mieć świadomość tych barier i odpowiednio je uwzględnić, aby uniknąć problemów w codziennym funkcjonowaniu zakładu.

Bezpieczeństwo danych

Wzorce biometryczne zwykle przechowywane są lokalnie w urządzeniach. To rodzi pytania:

• Co się stanie w przypadku kradzieży lub zniszczenia urządzenia?
• Jak firma zabezpieczy dane przed wyciekiem?

Odpowiedzi na te pytania są kluczowe przy planowaniu wdrożenia.

Możliwe kompromisy

Alternatywą może być łączenie biometrii z innymi metodami - np. zapisywanie wzorca biometrycznego na karcie identyfikacyjnej. Dzięki temu firma korzysta z zalet biometrii, jednocześnie minimalizując ryzyka związane z jej przechowywaniem i przetwarzaniem.

‍

Biometria w systemach RCP to innowacyjne rozwiązanie, które może przynieść wiele korzyści, ale wymaga świadomości ograniczeń i odpowiedniego przygotowania. Zanim zdecydujesz się na wdrożenie, warto zadać sobie kilka pytań:

• Czy firma jest gotowa na dodatkowe procedury prawne i organizacyjne?
• Jak zabezpieczy dane biometryczne?
• Czy w codziennym środowisku pracy system będzie działał niezawodnie?

Świadomość zagrożeń nie powinna zniechęcać do inwestycji w biometrię, ale raczej pomóc w jej mądrzejszym i bezpieczniejszym wdrożeniu.

‍