Kontrola terminów ważności badań okresowych i automatyzacja procesu generowania skierowań w zakładzie branży spożywczej.
Wyzwanie
Przedsiębiorstwo z branży spożywczej, zatrudniające około 700 pracowników w jednej lokalizacji produkcyjnej, stanęło przed wyzwaniem modernizacji procesu zarządzania skierowaniami na badania okresowe. Konieczność wdrożenia zmian wynikała z zaleceń audytu, który ujawnił szereg problemów:
Ręczne wprowadzanie danych - czasochłonny i podatny na błędy proces przygotowania skierowań.
Brak automatycznej ewidencji i powiązania stanowiska z szkodliwymi warunkami pracy – konieczność ręcznego określania warunków szkodliwych dla danego stanowiska.
Ryzyko dopuszczenia do pracy osób bez ważnych badań kwalifikacyjnych – pracownicy z nieważnymi badaniami mogli nieświadomie naruszyć zasady BHP.
Brak systemowego monitoringu oraz alarmowania krótkiego terminu ważności badań – przełożeni nie mieli narzędzia do śledzenia zbliżających się terminów badań podwładnych.
.png)
Zastosowane rozwiązanie
Aby sprostać tym wyzwaniom, wspólnie z naszym partnerem, rozbudowaliśmy system SECORUN Kontrola Dostępu i Rejestracja Czasu Pracy o moduły automatyzacji procesu zarządzania skierowaniami na badania okresowe. Nowe funkcjonalności obejmują:
Wdrożono moduł słownika warunków szkodliwych pracy, który pozwala na precyzyjne definiowanie czynników ryzyka pracy na stanowisku (np. hałas, substancje chemiczne, promieniowanie).
Umożliwiono powiązanie warunków szkodliwych ze stanowiskami pracy oraz określenie ich parametrów (przykładowo, czynnik szkodliwy hałas – występuje tak/nie, poziom natężenie, czas narażenia), co przekłada się na zakres oczekiwanych w ramach skierowania badań kwalifikacyjnych.
Nowy moduł raportu warunków szkodliwych pozwala na generowanie zestawienia szkodliwych warunków pracy na stanowiskach lub per pracownik.
Zarządzanie słownikiem warunków szkodliwych pracy na stanowisku
Wdrożono moduł słownika warunków szkodliwych pracy, który pozwala na precyzyjne definiowanie czynników ryzyka pracy na stanowisku (np. hałas, substancje chemiczne, promieniowanie).
Umożliwiono powiązanie warunków szkodliwych ze stanowiskami pracy oraz określenie ich parametrów (przykładowo, czynnik szkodliwy hałas – występuje tak/nie, poziom natężenie, czas narażenia), co przekłada się na zakres oczekiwanych w ramach skierowania badań kwalifikacyjnych.
Nowy moduł raportu warunków szkodliwych pozwala na generowanie zestawienia szkodliwych warunków pracy na stanowiskach lub per pracownik.
Pełna digitalizacja procesu monitorowania, alarmowania i kontroli dostępu w ramach czasu ważności badań okresowych
Moduł generator skierowań automatycznie przygotowuje skierowania dla pracowników na badania lekarskie, profilaktyczne, sanitarno-epidemiologiczne oraz związane z narażeniem na czynniki szkodliwe, bazując na danych ewidencji pracowniczej oraz rejestrze szkodliwych warunków pracy na stanowiskach
Moduł skierowań in blanco, dedykowany dla nowych, potencjalnych pracowników, którzy nie są jeszcze objęci ewidencją zatrudniania, a przed podjęciem pracy muszą potwierdzić zdolność do jej wykonania.
Możliwy jest podgląd szablonu skierowania z opcją edycji danych przed wydrukiem.
Generator skierowań na badania
Wdrożono moduł alertowania o zbliżającym się terminie badań, który automatycznie powiadamia przełożonych o konieczności skierowania pracownika na badania.
Możliwość aktywacji funkcji automatycznego blokowania karty pracownika w przypadku upływu ważności badań – pracownik bez aktualnych badań nie może wejść na teren zakładu.
Efekt wdrożenia
Zakład zatrudniający ok. 700 osób to nowoczesna jednostka produkcyjna z branży spożywczej, która inwestuje nie tylko w technologię produkcji, ale także w usprawnienie procesów HR. Wdrożenie systemu to kolejny krok w stronę efektywnego i bezpiecznego środowiska pracy.Digitalizacja procesu zarządzania badaniami okresowymi uprościła i przyspieszyła działania administracyjne – skierowania są generowane automatycznie, a terminy badań są monitorowane przez system. Wprowadzenie modułu warunków szkodliwych pozwoliło na ich precyzyjne przypisanie do stanowisk, co uporządkowało dokumentację i zwiększyło zgodność z przepisami. Zintegrowanie tego procesu z kontrolą dostępu podniosło poziom bezpieczeństwa w zakładzie, co przełożyło się na:
Skrócenie czasu przygotowania skierowań – dzięki automatyzacji procesu generowania dokumentów skierowań
Zwiększenie poziomu bezpieczeństwa – pracownicy bez ważnych badań nie mogą wejść na teren zakładu dzięki automatycznemu blokowaniu kart.
Pełną kontrolę nad terminami badań – automatyczne alerty i raporty pozwalają przełożonym monitorować status badań podwładnych.
91%
Oszczędności czasu od momentu wdrożenia
89%
Szybsza propagacja uprawnień dla pracowników
.png)
DO UZUPEŁNIENIA
CEO, Animex
Eliminacja nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzeń
Historia sukcesu Krajowej Grupy Spożywczej
%201.png)